Comment Junior UTC contribue à la Transformation Numérique des Processus Administratifs avec l’UTC ?
Dans un monde de plus en plus digitalisé, automatiser les processus administratifs est devenu indispensable pour améliorer l’efficacité et simplifier les démarches. Pour relever ce défi, Junior UTC a modernisé et automatisé les demandes de bourses Erasmus à l’UTC. Grâce à une plateforme numérique sur mesure, nous avons rendu l’expérience plus fluide et accessible pour les étudiants.
Une Plateforme Centralisée pour les Étudiants
Notre mission consistait à centraliser toutes les démarches administratives des bourses Erasmus sur une plateforme sécurisée, hébergée sur les serveurs de l’UTC. Cette plateforme inclut un tableau de bord dédié aux étudiants, un parcours détaillé pour les bourses Erasmus+ avec des rappels automatiques, et une gestion simplifiée des documents.
Les fonctionnalités principales comprennent :
- Connexion sécurisée : Ainsi, les étudiants et les administrateurs peuvent accéder facilement à leurs informations personnelles grâce à leurs identifiants.
- Tableau de bord intuitif : Par conséquent, les étudiants peuvent suivre en temps réel l’avancement de chaque tâche de leur demande de bourse.
- Gestion documentaire simplifiée : Une fois téléversés par les étudiants, les documents sont validés par les administrateurs. De ce fait, après validation, ils ne peuvent plus être modifiés, ce qui garantit leur intégrité.
Un Parcours Guidé et Clair
La plateforme a été conçue pour accompagner les étudiants à chaque étape de leur demande de bourse Erasmus. Le parcours se décompose en trois phases :
- Avant le départ : Il inclut les informations personnelles, le contrat de mobilité, la carte d’assurance maladie, la lettre d’acceptation, etc.
- Pendant la mobilité : Cette phase comprend l’attestation d’arrivée, le questionnaire sur la mobilité verte, et d’éventuelles modifications de cours.
- Après le retour : Ici, les étudiants doivent fournir l’attestation de fin de séjour, le questionnaire de fin de séjour et le relevé de notes.
Chaque tâche est marquée par des statuts clairs : « à faire », « en attente de vérification », « à modifier » et « validé ». En outre, les étudiants reçoivent des notifications automatiques pour respecter les échéances.
Simplification pour les Administrateurs
Pour les administrateurs, la plateforme simplifie la gestion des universités partenaires en centralisant toutes les informations nécessaires (OID, code Erasmus, type d’organisme, adresse, etc.). Cette automatisation réduit non seulement les tâches manuelles, mais elle garantit également l’exactitude des données. De plus, les administrateurs peuvent suivre l’avancement des dossiers et s’assurer de la bonne soumission des documents.
Un Processus Optimisé et Sécurisé
L’automatisation apporte un gain de temps considérable et réduit les erreurs, tant pour les étudiants que pour les administrateurs. Ainsi, en simplifiant les démarches, la plateforme permet aux étudiants de se concentrer pleinement sur leur expérience de mobilité internationale, tout en optimisant la gestion pour les services administratifs.
Grâce à cette solution, Junior UTC démontre une fois de plus son engagement envers la transformation numérique des processus administratifs et son expertise dans le développement de solutions sur mesure pour accompagner la digitalisation des établissements d’enseignement.
Envie d’Automatiser Vos Processus Administratifs ?
Si vous êtes une université ou une organisation souhaitant améliorer ses processus internes, Junior UTC vous accompagne dans votre transformation numérique. Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nos solutions peuvent répondre à vos besoins spécifiques et à vos objectifs.
Rédigé par Thomas Fallouh le 08/11/2024
